Bedrijfsvoering

Met ingang van de jaarrekening 2023 moeten we de rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

De rechtmatigheidsverantwoording is een verklaring van het college volgens een voorgeschreven model. Deze verklaring is opgenomen in de jaarrekening bij het onderdeel Rechtmatigheidsverantwoording .
De wetswijziging veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeente Medemblik primair “in control” is op gebied van financiële rechtmatigheid is verlegd van de accountant naar het college.

Voor het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties moet op een drietal rechtmatigheidscriteria aanvullend worden getoetst. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aan deze drie rechtmatigheidscriteria expliciet aandacht worden besteed. In de Kadernota rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV is een nadere uitwerking gegeven van deze drie begrippen en de manier waarop hier in de praktijk mee om kan worden gegaan.

Kaderstelling raad
In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording stelt de raad de kaders vast voor het inrichten en uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole en hoe we omgaan met rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Deze kaders zijn vastgelegd in de financiële verordening, controleverordening en het normenkader.

Het normenkader bevat een inventarisatie van voor de rechtmatigheidscontrole en accountantscontrole relevante externe wetgeving en eigen regelgeving. De inventarisatie bevat alleen wet- en regelgeving, voor zover die bepalingen bevat over financiële beheers handelingen. Het normenkader geeft het kader waarbinnen het college de financiële rechtmatigheidscontrole laat uitvoeren. Het geactualiseerde normenkader is vastgesteld in december 2025.

Rechtmatigheidscontrole
De organisatie heeft onafhankelijke interne auditors aangesteld die in 2025 de rechtmatigheidscontrole hebben uitgevoerd aan de hand van de bij de rechtmatigheidsverantwoording vermelde drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

De bevindingen en rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden worden gerapporteerd aan het college. Hiermee wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderbouwd. De accountant toetst of de rechtmatigheidscontrole goed is uitgevoerd en gaat na of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

Rapportage rechtmatigheidsafwijkingen boven de rapportage- en verantwoordingsgrens
In de financiële verordening is opgenomen hoe we omgaan met rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden en heeft de raad de rapportagegrens en verantwoordingsgrens vastgesteld.

De verantwoordingsgrens bedraagt € 3.432.000.

• Het college hanteert een verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves.
• Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijden, worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht. 

De rapportagegrens bedraagt € 1.716.000.

• Het college hanteert een rapportagegrens van 1% van de totale ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording.
• Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de rapportagegrens overschrijden, worden deze in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht en welke maatregelen worden genomen om deze in de toekomst te voorkomen.

Uitkomsten rechtmatigheidscontrole
Voor Medemblik komen de totale onrechtmatigheden over 2025 uit op € 7.257.000 waarvan € 4.944.000 binnen het begrotingscriterium en € 2.313.000 binnen het voorwaardencriterium. Dit totaal is hoger dan de 2% verantwoordingsgrens die vastgesteld is door de gemeenteraad (de toegestane grens van € 3.432.000). We kunnen als college daarom niet aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. 

1. Begrotingscriterium

Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten en afwijkende baten en onderschrijdingen van lasten en investeringen die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld behoren bij de fouten en onduidelijkheden onder het begrotingscriterium. Waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze over- en onderschrijdingen acceptabel zijn. De kadernota rechtmatigheid schrijft dit zo voor.

In totaal is er voor € 4.944.000 aan begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Deze € 4.944.000 is verdeeld over de drie begrotingsprogramma's. Hiervan is € 4.944.000 passend binnen vooraf gestelde beleid. Voorheen zou dit tot gevolg hebben dat deze onrechtmatigheid van de lasten buiten beschouwing bleef in het oordeel van de accountant, maar omdat het college haar verantwoording moet geven op een nieuwe strengere manier (over de bruto onrechtmatigheid), telt dit nu wel mee.   

Beschrijving en oorzaak fouten
De overschrijding van lasten in programma 1 betreft voornamelijk de bijstelling van de pensioenvoorziening wethouders van ongeveer € 2.100.000. De overschrijding van lasten in programma 2 hebben betrekking op de open einde regelingen in het sociaal domein van ongeveer € 2.700.000 en overschrijding van de investeringskredieten van € 100.000.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
De bijstelling van de pensioenvoorziening wethouders was een incidentele bijstelling.
Voor zowel de Jeugdzorg als Wmo-zorg hebben wij een wettelijke verplichting om zorg te verlenen.

2. Voorwaarden criterium

Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het geactualiseerde normenkader zoals door de raad is vastgesteld in december 2025. In het proces aanbesteden is voor € 2.313.000 aan fouten geconstateerd.

Beschrijving en oorzaak fouten
Onrechtmatigheden bestaan uit contracten en/of opdrachten waarbij niet de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden.

In de onderstaande tabel zijn de fouten nader gespecificeerd.

De oorzaak van de onrechtmatigheden uit voorgaande jaren die doorlopen ligt voornamelijk bij niet rechtmatige verlenging. Dit betreffen onrechtmatigheden die bestaan uit 9 contracten, waarvan een groot deel ouder zijn dan drie jaar. Twee van deze contracten zijn in 2025 reeds afgelopen, voor twee andere lopen op dit moment aanbestedingen die waarschijnlijk in 2026 zullen worden afgerond en geïmplementeerd waarmee de onrechtmatigheid in 2026 zal eindigen.

Bij vier nieuwe dossiers is geconstateerd dat de inkoopprocedure niet goed is uitgevoerd, door signalering zijn deze kosten over 2025 onrechtmatig. Voor één van deze contracten zijn de laatste kosten reeds in 2025 gerealiseerd, voor de overige contracten worden acties ondernomen om de onrechtmatigheid in 2026 zo klein mogelijk te houden en waar mogelijk de lopende opdracht te beëindigen.    

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
De genomen maatregelen richten zich op bewustwording van rechtmatig aanbesteden en een deugdelijke contractregistratie en -bewaking. Door tijdige signalering met behulp van de interne aanbestedingskalender, de spendanalyse en de nieuw vastgestelde inkoopregels voorkomen we dat Europese aanbestedingsrichtlijnen niet goed worden toegepast. De inkoopadviseurs adviseren management en budgethouders over het inkoopbeleid en contractregistratie. Reeds onrechtmatige uitgaven staan op de rol om opnieuw te worden aanbesteed.

3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De gemeente heeft beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het M&O beleid bestaat uit specifieke regelingen, verordeningen en processen. De meeste regelingen zijn gebonden aan wettelijke eisen. Het college laat interne onderzoeken uitvoeren om te controleren of er voldoende maatregelen zijn om misbruik en oneigenlijk te voorkomen, tijdig te detecteren en passende sancties op te leggen. M&O beleid wordt nageleefd en de getroffen maatregelen werken. Het M&O-beleid is actueel en afgestemd op de meest recente wetgeving. Er zijn in 2025 geen M&O-fouten gevonden.